Управление ассортиментом и данными в ERP-системе завода моторных масел. Часть 2.
В первой статье мы разобрали задачи операционного управления заводом. Продолжаем серию и переходим к работе бренд-менеджера. Большой складской запас может соседствовать с нехваткой востребованного масла. Отгрузки дистрибьютору растут, но из них ещё нельзя понять, продаётся ли товар дальше. При этом цифры продаж и прибыли в разных отчётах могут расходиться, и обсуждение ассортимента начинается с повторной сверки данных.
Мы создаём ERP-систему для завода моторных масел. В этой статье рассматриваем задачи бренд-менеджера, который также координирует проект со стороны заказчика. Его работа связывает ассортимент, партнёрскую сеть и согласование данных между подразделениями.
Роль: Бренд-менеджер
Проблемы
1. Значительные запасы готовой продукции нужно сокращать без ухудшения исполнения заказов и доступности востребованного ассортимента.
2. Расхождения финансового результата трудно объяснить, когда неясно, какие расходы уже вошли в себестоимость и какие суммы дополнительно вычитаются из прибыли.
3. Показатели продаж расходятся между представлениями и отчётами 1С, поэтому их приходится повторно сверять перед использованием.
4. Отгрузки дистрибьюторам не дают полной картины конечного спроса и состояния запасов в партнёрской сети.
5. Продукцию на складах ответственного хранения у дистрибьюторов нужно учитывать отдельно, чтобы понимать её размещение и доступный для проверки остаток по партнёру.
6. Обновление аналитики сопровождалось замедлением работы 1С, что мешало текущим операциям и поставило под вопрос дальнейшее развитие проекта.
7. После перехода между учётными системами различия справочников и единиц измерения мешают сопоставлять продажи за разные периоды.
8. Часть общего плана приходится на мелких и потенциальных клиентов, поэтому при распределении только по именованным покупателям план менеджеров получается неполным.
9. Разнородные отчёты и опасения партнёров раскрыть клиентскую базу затрудняют устойчивый обмен сведениями.
10. Руководству и менеджерам нужны разные представления информации без раскрытия чужих клиентских портфелей и чувствительных показателей.
Как это работает в ERP
1. Сопоставление остатков с продажами помогает выбирать ассортимент для пополнения и ограничения выпуска.
Общая стоимость запасов не показывает, какие продукты занимают склад и чего не хватает для ближайших заказов. ERP сопоставляет остатки с историей продаж и рассчитывает, на какой период их хватит при текущем темпе. Признаки дефицита и низкой оборачиваемости помогают выбрать позиции для обсуждения с производством. По одним продуктам можно проверить необходимость следующей партии, по другим требуется сохранить доступность. Бренд-менеджер получает основание для решения по конкретному ассортименту. Средний темп продаж при этом остаётся расчётным ориентиром, который нужно сопоставить с характером спроса.
2. Детализация отчёта о прибылях и убытках позволяет проверить состав суммы по методике финансовой службы.
Если отчёты показывают разную прибыль, повторное вычитание всех найденных расходов может только увеличить расхождение. Часть затрат уже включена в производственную себестоимость, а выплата собственникам имеет другое назначение. В ERP можно раскрыть состав отчёта о прибылях и убытках и проверить статьи по методике финансовой службы. Сотрудник видит основание каждой суммы и обсуждает спорную статью с финансистами. Для незакрытого периода готовность исходных данных проверяют отдельно. Предварительная коммерческая оценка и подтверждённая чистая прибыль требуют разных оснований расчёта.
3. Общие правила отбора продукции, периода и клиентов дают сопоставимые объём, выручку и валовую прибыль.
Выручка всей компании и валовая прибыль отдельного направления описывают разные результаты. Суммы с НДС также нельзя напрямую сравнивать с суммами без налога. Дополнительное расхождение возникает, если в товарный оборот включены услуги или вспомогательные позиции. В ERP показатели связаны правилами отбора продукции, периода и клиентов. При выборе направления сотрудник рассматривает относящиеся к нему объём, выручку и валовую прибыль вместе. Перед анализом он проверяет состав показателя. Итоговая прибыль предприятия рассчитывается с отдельным составом расходов и автоматически не становится прибылью выбранного направления.
4. Приём партнёрских отчётов создаёт основу анализа конечных продаж. Аналитика всей сети ещё требует завершения и регулярных данных.
Отгрузка партнёру подтверждает движение товара со склада производителя. Для оценки дальнейшего спроса нужны сведения о продажах конечным клиентам. В ERP предусмотрен приём партнёрских отчётов с единым составом данных и проверкой. Эти сведения позволяют накапливать историю движения продукции в сети и готовить сопоставление поставок с конечными продажами. Аналитика всей сети ещё требует завершения и регулярного участия партнёров. Часть представлений использует демонстрационные данные, поэтому по ним нельзя делать вывод о текущем спросе действующих дистрибьюторов.
5. Связь склада с клиентом показывает учтённый запас на ответственном хранении в карточке партнёра.
Перед новой поставкой менеджеру нужно знать, какая продукция уже размещена у конкретного дистрибьютора. Общий остаток предприятия этого не объясняет. В ERP склад можно связать с клиентом и показать в его карточке количество и ассортимент по зарегистрированным движениям 1С. Для работы такого представления нужно заполнить связи складов с клиентами и своевременно отражать движения. Менеджер проверяет учтённый запас на ответственном хранении при подготовке разговора с партнёром. Продажи конечным покупателям учитываются через отдельную партнёрскую отчётность.
6. Расписание и ограничение интенсивности обмена позволяют согласовать обновление аналитики с нагрузкой 1С.
На проекте обновление аналитики сопровождалось замедлением 1С. Это мешало оформлению текущих операций и поставило под вопрос дальнейшее развитие ERP. Для обмена предусмотрены ограничение интенсивности загрузки, использование одного подключения в пределах цикла и настраиваемое расписание. Объёмную обработку можно перенести на менее загруженные часы. Выбранный режим проверяют на инфраструктуре предприятия, поскольку результат зависит от ресурсов 1С и организации её копий. Настройка обмена входит в работу над системой наряду с самим расчётом показателей.
7. Подтверждённые соответствия записей и пересчёт единиц сохраняют сопоставимость истории продаж после смены учётной системы.
Прежнее и новое обозначения одного продукта могут оказаться в разных записях. Количество в штуках также нельзя напрямую сравнить с литрами или килограммами. ERP сохраняет соответствия исторических и текущих записей и пересчитывает объёмы по характеристикам товара. Это даёт коммерческой службе и производству сопоставимую историю продаж. Неоднозначные связи проверяют отдельно: сходство названий ещё не подтверждает, что записи относятся к одному продукту. Подтверждённое соответствие сохраняется для дальнейшего анализа.
8. Плановые группы по территориям сохраняют объём мелких и будущих клиентов для распределения между менеджерами.
Если распределить план только по существующим карточкам покупателей, ожидаемые продажи новым и мелким клиентам могут исчезнуть из детализации. Общая цель отдела при этом останется прежней. В ERP предусмотрены плановые группы по территориям и укрупнённые строки по направлениям. Например, группа «Остальные» для конкретного округа сохраняет объём, который пока нельзя отнести к именованным покупателям. После согласования её закрепляют за ответственным сотрудником. Менеджер получает полное задание, а план привлечения клиентов сохраняет свой статус ожидаемых продаж.
9. Единая форма и проверка партнёрского отчёта позволяют собирать данные без обязательного раскрытия имени конечного покупателя.
Дистрибьюторы используют разные формы отчётности и могут опасаться раскрывать клиентскую базу. Мы предусмотрели единый состав отчёта, отправку на проверку и возврат на уточнение. Название и идентификационные сведения конечного клиента необязательны. Категория покупателя, продукция и объём сохраняют данные, нужные для анализа. Такой порядок сокращает работу по приведению файлов к общей форме и даёт основание договориться с партнёром о составе обмена. Регулярность предоставления отчётов нужно закрепить при внедрении.
10. Портфели клиентов и права доступа определяют сведения, доступные менеджеру и руководителю.
Руководитель оценивает направление целиком, а менеджер работает с закреплёнными клиентами. В ERP рабочие представления и права доступа учитывают эту разницу. Менеджер получает свой портфель, а валовая прибыль, наценка и сведения о других клиентах доступны пользователям с соответствующими полномочиями. Для этого закрепление клиентов и назначение ролей должны совпадать с распределением обязанностей на предприятии. Общие правила расчёта сохраняются для всех участников, а набор доступных сведений определяется задачами сотрудника.
