ИИ финансовый директор (AI-CFO): как ИИ-помощник финансового директора работает на данных 1С

Одним из  продуктов компании «Технологии интеллекта» является ИИ-помощник "AI-CFO" или ИИ финансовый директор. Это цифровой помощник финансового директора. Каждый день он получает данные из 1С, считает показатели по правилам финансовой службы компании и собирает отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ), отчёт о движении денежных средств (ДДС) и картину задолженности по всем юридическим лицам группы. На вопросы руководителя помощник отвечает обычным языком, а решения принимает финансовый директор. Дальше рассказываем, как это устроено и с чем мы сталкиваемся, когда подключаемся к реальной 1С.

Что такое ИИ финансовый директор и чем он не является

Название продукта звучит громче, чем его роль. Виртуальный финансовый директор не подписывает бюджеты, не согласует платежи и не определяет учётную политику. Это финансово-управленческий слой над данными компании. Система забирает документы и регистры из 1С, применяет к ним согласованные правила расчёта и показывает результат в виде отчётов, сводок и ответов на вопросы.

У этого слоя три границы.

Первая граница касается методологии. Её задаёт финансовая служба компании и мы точно переносим её в систему, чтобы показатели считались так же, как при закрытии периода. Набор ключевых показателей у каждой компании свой и определяет его тоже финансовая служба.

Вторая граница связана с учётом. Система 1С остаётся учётной системой. AI-CFO использует её данные, ничего в них не меняет и работает поверх неё.

Третья граница касается полномочий ИИ. Помощник обращается к показателям от имени конкретного сотрудника и видит ровно то, что этому сотруднику разрешено видеть на экранах. Данные он только читает, каждое его обращение записывается в журнал, а администратор может отключить помощника целиком. Рекомендация остаётся рекомендацией до тех пор, пока решение не принял человек.

Как AI-CFO работает на данных 1С

Данные система получает прежде всего из баз 1С компании. На одном из наших проектов таких баз две и конфигурации у них разные. В старой лежит история продаж за прошлые годы, в новой ведётся текущий учёт. Коды клиентов и товаров в этих базах не совпадают, поэтому система сначала сводит справочники в единые и только после этого считает показатели. Обмен с 1С проходит раз в сутки - ночью. Сведения о деньгах поступают из банковских документов, проведённых в 1С. К ним добавляются источники, без которых картина конкретной компании неполна. На том же проекте это отчёты дистрибьюторов о продажах их клиентам.

Затем в систему переносятся правила расчёта. Финансовая служба определяет, какие операции считать выручкой, по какой дате относить документ к месяцу, какие юридические лица входят в группу и когда месяц считается закрытым. Её ответы закрепляются в системе. Для сверки с методологией мы ведём карту величин. В ней по каждой денежной величине на экранах записано как она считается, откуда берётся и какие у неё ограничения. Финансовый и коммерческий директор читают эти определения и оставляют замечания прямо на карте.

Результат руководитель получает в привычных формах. Управленческая отчётность из 1С включает ОПиУ и ДДС, дебиторскую и кредиторскую задолженность с разбивкой по срокам, сопоставление плана с фактом и сводку для первого лица. Отдельный экран отведён прогнозу денежных средств. Система показывает ожидаемый остаток по дням и отмечает дни, когда он опускается ниже порога, заданного компанией. Прогноз складывается из графика уже известных платежей и средних оборотов за последние месяцы, поэтому читать его следует как оценку, которая помогает заранее заметить риск кассового разрыва.

Несколько юридических лиц сводятся в одну картину. Система собирает их продажи, деньги и расчёты вместе и исключает обороты между компаниями группы, чтобы выручка и задолженность не завышались за счёт внутренних операций.

Замыкает цепочку контроль. На экранах указана дата, по которую загружены данные 1С. Если обмен не прошёл, рядом с ней появляется предупреждение. Каждую ночь система сверяет одно и то же число на разных экранах. Выручка в сводке должна совпадать с выручкой в разделе продаж, а задолженность в сводке собственника сверяется с задолженностью в отчёте по должникам. В ответе ИИ-помощник указывает экран и период, к которым относится цифра, поэтому её можно открыть и перепроверить.

С чем мы сталкиваемся при подключении к 1С

Правила расчёта хранятся у сотрудников, в 1С их нет.

В 1С есть данные, но нет правил, по которым из них получается управленческая цифра. Многие нюансы знают только ответственные сотрудники: финансовый директор, коммерческий директор, руководитель направления. На проекте для производственного предприятия мы за два месяца сделали большой объём работы и к этому моменту к компании оставалось около 180 вопросов по методологии. Предприятие не маленькое, учёт в нём ведётся аккуратно и всё же значительная часть правил существовала только в устной форме.

Примеры таких правил выглядят буднично. Состав группы компаний назвала финансовый директор, потому что в справочнике организаций у части юридических лиц не были заполнены реквизиты и по данным 1С они выглядели обычными покупателями. Документы конца месяца вносятся в базу заранее, за день-два до своей даты, и без поправки система считала бы, что данные загружены по завтрашний день. Банковские документы появляются в учёте на один-два рабочих дня позже остальных. Это обычный порядок работы бухгалтерии и сбоем обмена он не является.

Зависеть от памяти отдельных людей рискованно для компании любого размера. Мы решаем эту задачу в два приёма. Сначала вопросы собираются на отдельной доске, которую мы сделали специально для заказчика. Каждый вопрос оформлен карточкой с адресатом, ответом и историей изменений и сотрудники компании отвечают на них в удобном темпе, без длинных переписок. Затем полученные ответы превращаются в правила расчёта и попадают в карту величин. Так автоматизация управленческого учёта даёт компании побочный результат: её методология впервые оказывается записанной целиком.

Расчётный показатель должен сходиться с цифрой закрытого периода.

Обычно руководство видит финансовый результат после того, как бухгалтерия закроет период. AI-CFO показывает цифры не дожидаясь закрытия. Данные обновляются ежедневно, а показатели текущего месяца рассчитываются по той же методологии, по которой период потом закрывается. Расчётная цифра при этом не равна закрытой. После закрытия в учёте появляются корректировки, уточняется себестоимость, проводятся налоги и зарплата.

Эту разницу мы показываем на экране. У каждого месяца есть статус: «месяц идёт», «не закрыт в 1С» или «закрыт в 1С». Показатель незакрытого месяца сопровождается пометкой «предварительно» и пояснением, на чём основана оценка. Например, валовая прибыль до расчёта себестоимости в 1С считается по средней себестоимости последнего закрытого месяца. Когда период закрыт, система берёт фактические данные учёта, и корректировки попадают в итоговые цифры.

Доверие к расчёту строится на сверке. По закрытым периодам мы сопоставляем результат системы с финансовым результатом в 1С. На одном из проектов расхождение составило около 0,1 %. Сходимость выручки и остатков денежных средств с данными 1С система проверяет автоматически после каждой загрузки.

Консолидация отчётности группы компаний.

Группа из нескольких юридических лиц в 1С выглядит как набор отдельных организаций, которые продают друг другу и должны друг другу. Если сложить их данные без правил, выручка группы включит продажи самой себе, а дебиторская задолженность включит внутренний долг. На одном из проектов такой долг занимал заметную долю всей просроченной задолженности, которую видел руководитель, хотя к покупателям он отношения не имел.

Правило исключения внутригрупповых оборотов в системе одно, и применяется оно одинаково к продажам и к расчётам. Состав группы и периметр отчётности определяет финансовая служба. Юридическое лицо, которое входит в группу и одновременно является настоящим покупателем, выводится из-под правила отдельным списком. Руководитель получает одну панель по всей группе и может быстро реагировать на события в масштабе всей компании, не ограничиваясь одним юридическим лицом.

ИИ для финансового анализа должен опираться на проверенные правила.

Языковая модель умеет убедительно рассуждать о финансах и так же убедительно ошибаться в цифрах. Поэтому в AI-CFO помощник не вычисляет показатели сам. Как ИИ-агент для 1С он получает уже рассчитанные значения с тех же экранов, которые видит пользователь, и ему предписано не называть цифру, которую он не получил из системы. Права доступа проверяются на стороне системы, поэтому сотрудник, которому закрыт финансовый результат, не узнает его и через помощника.

Для оценочных суждений мы опробовали на пилотном проекте ещё один подход. Мы ограничили базу знаний модели профессиональной литературой для финансовых директоров и предложили модели оценивать данные компании по этим правилам. Выводы совпали с реальным положением дел. Этот подход мы развиваем дальше.

Какие задачи AI-CFO решает для финансового директора и собственника

Роль: финансовый директор

Проблемы:

1. Правила расчёта показателей известны нескольким сотрудникам и нигде не записаны целиком.

2. Одна и та же цифра в разных отчётах расходится, и на поиск причины уходит рабочее время.

3. Объяснение отклонения от плана требует ручной сборки данных из нескольких источников.

Наши решения:

1. Правила финансовой службы записаны в системе и открыты для проверки в карте величин.

Правило, по которому считается показатель, часто помнит один человек. Пока он на месте, отчёт собирается. Стоит ему уйти в отпуск или сменить работу и компания заново выясняет, почему выручка в управленческом отчёте отличается от оборота в 1С. При подключении AI-CFO мы последовательно собираем такие правила у финансовой службы и переносим их в расчёт. Финансовый директор видит итог в карте величин, где по каждому показателю записано, из каких данных и по какому правилу он получается. Определение можно оспорить, оставив замечание, и после согласования расчёт меняется сразу для всех экранов.

2. Расхождения в цифрах видны до совещания.

Выручка в сводке и выручка в отчёте по продажам должны совпадать, и когда этого не происходит, доверие теряют оба отчёта. Причина обычно прозаична: разный состав юридических лиц, разная дата, по которой документ отнесён к месяцу, или данные, загруженные в разное время. Система убирает эти причины по одной. Каждый показатель она считает один раз и по одному правилу, ночью сверяет экраны между собой и с данными 1С, а рядом с цифрами пишет дату загрузки. Финансовый директор видит, какие данные свежие, а какие ждут очередного обмена, и не ищет расхождения вручную. Если расхождение есть, оно обнаруживается ещё до совещания.

3. План и факт стоят в одной таблице, а составляющие отклонения называет помощник.

Вопрос «почему факт ниже плана» редко решается одним отчётом, потому что отклонение нужно разложить по клиентам, продуктам и статьям затрат. Вручную это означает несколько выгрузок и сводную таблицу. В системе план и факт раскрываются до нужного уровня прямо в таблице, а помощнику можно задать вопрос обычной фразой, например попросить назвать клиентов, по которым отгрузка сильнее всего отстала от плана. В ответе будут цифры, экран и период, откуда они взяты. Объяснить их деловые причины и решить, что с ними делать, остаётся задачей финансового директора.

Роль: собственник / генеральный директор

Проблемы:

1. Финансовый результат становится известен после закрытия периода, когда повлиять на месяц уже нельзя.

2. По каждому юридическому лицу есть свой отчёт, а общей картины по группе нет.

3. Управленческие решения и их основания остаются в переписке и памяти участников.

Наши решения:

1. Расчётная картина месяца без ожидания закрытия.

Отчёт за месяц, полученный в двадцатых числах следующего, описывает прошлое. Если продажи просели в первой декаде или клиент перестал платить, собственник узнаёт об этом тогда, когда исправлять уже поздно. AI-CFO обновляет данные каждую ночь и считает показатели идущего месяца по тем же правилам, по которым финансовая служба закрывает период. В сводке видны выручка, валовая прибыль, остатки денег и задолженность на дату последней загрузки. Расчётные значения помечены как предварительные. После закрытия они могут измениться на величину корректировок, и система покажет уже фактические цифры. Главная польза в том, что изменение можно заметить, пока месяц ещё идёт.

2. Одна сводка по всем юридическим лицам без внутригрупповых оборотов.

Компания, которая выросла до нескольких юридических лиц, обычно получает столько же отдельных отчётов. Свести их вручную можно, только это занимает дни и повторяется каждый месяц. Дашборд для собственника бизнеса в AI-CFO строится сразу по группе. Система объединяет данные организаций, в том числе из разных баз 1С, и убирает операции между ними. Собственник видит, сколько группа продала внешним покупателям, сколько ей должны на самом деле и какой остаток денег ожидается в ближайшие недели.

3. Журнал решений с автором, объектом и сроком действия.

Разрешение отгрузить клиенту с просроченным долгом или особую цену для заказа обычно согласуют быстро, часто в устном разговоре. Через три месяца трудно установить, кто принял решение, на какой срок и действует ли оно до сих пор. В системе такое решение записывается в журнал с указанием типа, клиента или заказа, автора и срока действия. Если решение отменили, отмена тоже остаётся в истории. Истёкшие решения отмечаются автоматически, а два несовместимых решения по одному объекту система показывает как конфликт. Управление меньше зависит от того, кто что помнит, и руководитель в любой момент может открыть перечень действующих исключений.

Кому подходит ИИ финансовый директор, а кому пока рано

Большинству компаний, которые ещё не выросли до больших объёмов данных, такое решение избыточно. Мастеру, который стрижёт собак в одной комнате, хватает заметок в телефоне и записи клиентов через мессенджер. Когда в салоне появляется второй мастер, без общего учёта уже не обойтись. С финансовым управлением происходит то же самое. Пока собственник помнит все договорённости сам и работает с одним юридическим лицом, отдельная система ему не нужна.

Инструмент рассчитан на производственные, торгово-производственные и логистические компании и группы с выручкой от 300 млн рублей в год, где учёт ведётся в 1С, а финансовая служба уже сформировала свою методологию. Задуматься о нём стоит, если компания узнаёт себя в нескольких признаках из списка.

• В группе несколько юридических лиц или несколько баз 1С, и сводный отчёт собирается вручную.
• Финансовый результат месяца руководство видит только после закрытия периода.
• Правила расчёта ключевых показателей знают отдельные сотрудники, и на бумаге они не описаны.
• Одна и та же цифра в разных отчётах расходится, и никто не может быстро объяснить почему.
• На подготовку ответа на вопрос собственника уходит несколько выгрузок и сводная таблица.
• Финансовая служба готова участвовать в описании методологии. Без её ответов система считать не начнёт.

Финансовый директор остаётся главным

AI-CFO берёт на себя сбор данных, расчёт по согласованным правилам и проверку сходимости. Определять методологию, оценивать причины и принимать решения продолжает финансовый директор и у него остаётся на это больше времени.

Следующий уровень развития такого помощника мы видим в прогнозной модели компании, построенной на её исторических данных и на методах, которые давно применяются в финансовой практике. Прогноз денежных средств стал первым шагом в эту сторону.

Если хочется увидеть как это выглядит на практике, мы покажем работу системы на обезличенном примере или разберём вместе с вами ситуацию вашей компании.